會議主持者盡管事先對會議進(jìn)行了認(rèn)真的準(zhǔn)備，但在會議進(jìn)行中往往還會出現(xiàn)一些意想不到的局面和情況。這些情況，非?？简?yàn)主持臨場應(yīng)變，要靠自己的應(yīng)變能力恰當(dāng)?shù)丶右蕴幚怼?/p>

1.討論冷場的局面

在討論中遇到無人發(fā)言或無任何反應(yīng)，陷入現(xiàn)冷場時，主持人應(yīng)分清原因，分別采取相應(yīng)的對策。

一是與會者無思想準(zhǔn)備，一時難以發(fā)言。特別是事先沒有打招呼，臨時召開的會議容易出現(xiàn)冷場。這時會議主持者可以鼓勵大家先談不成熟意見，在討論中再補(bǔ)充完善，也可以讓大家先作短暫的準(zhǔn)備，然后發(fā)言。

二是與會者對所討論的議題不理解、不明白而感到無從開口。會議主持者應(yīng)詳細(xì)、明確地交代議題，對與會者進(jìn)行耐心啟發(fā)。

三是會議議題直接涉及與會者中多數(shù)人的利益，因有顧慮而造成冷場。會議主持者應(yīng)先啟發(fā)與其利益關(guān)系不太大的，或者是大家公認(rèn)比較正直、公道的人發(fā)言，然后再逐步深入。只要有人開了頭，冷場就會變得熱烈。

四是會議議題有一定的難度和復(fù)雜性，一時不易提出明確意見而出現(xiàn)冷場。這時會議主持者可以由淡入深，啟發(fā)大家開動腦筋，逐步接觸問題的實(shí)質(zhì)，也可以選擇分析能力強(qiáng)、比較敏銳的人員率先發(fā)言，打開突破口，之后再引導(dǎo)大家討論發(fā)言。

2.氣氛沉悶的局面

會議中經(jīng)常會出現(xiàn)沉悶的現(xiàn)象，這很正常。但是作為主持人，如果讓會議陷入沉默那就是失敗的、不合格的主持人。當(dāng)一部分人在會議上沉默時，主持者應(yīng)當(dāng)思索沉默的原因，有針對性地采取對策。會議中的沉默通常有以下幾種情況:

(1)害羞、膽小的沉默。有些人膽小，當(dāng)他們想在眾人面前講話時，舌頭就發(fā)緊。不要問一些使人難于回答的直接問題使這種人感到難為情。相反，問一些你認(rèn)為他們能夠回答的問題。例如，有關(guān)他們的工作、家庭或他們?nèi)绾翁幚砟骋惶厥馇闆r的問題。有機(jī)會就表揚(yáng)他們，拍拍他們的肩膀，幫助他們克服發(fā)言時的不安心理。

有的人有較好的意見和看法，但因?yàn)槟撤N顧慮而沉默不語。對于這種情況，主持人應(yīng)想辦法打消這些人的顧慮，支持他們發(fā)言。有的人怕講不好，被人譏笑，既想講又不敢講，會議主持人要尋找機(jī)會鼓勵他發(fā)言，表示出對他的發(fā)言很感興趣，促使他大膽發(fā)言。

(2)清高的沉默。如果是與會人員清高閉守、不肯多言而保持沉默，這一類人往往是閱歷較深，比較嚴(yán)謹(jǐn)，有自己的見解。他們一方面想表現(xiàn)自己，另一方面又?jǐn)[出一副清高不凡的架子。對這類人，主持者應(yīng)該多給他們一些鼓勵和尊重，讓他們感覺到自己的意見很重要。

(3)無所謂的沉默。當(dāng)會議議題與部分人關(guān)系不大時，有人會認(rèn)為議題與己無關(guān)，抱無所謂的態(tài)度而不愿開動腦筋。會議主持者應(yīng)采取恰當(dāng)?shù)姆椒ò阉麄円龑?dǎo)到會議議題上來，促使其思考問題。

(4)對立的沉默。這類人要么是對議題有不同意見不想說，要么是對主持人有意見不愿說，因而就采取不予理睬的態(tài)度。主持人應(yīng)從團(tuán)結(jié)的愿望出發(fā)，不計個人恩怨，主動、熱情地引導(dǎo)他們發(fā)言，以親切的感情和語氣使他們改變態(tài)度，并對他們的發(fā)言持重視態(tài)度，鼓勵他們講出自己的真實(shí)看法，對不正確的意見也不要介意。

當(dāng)然，會議中還有一些出自其他原因的沉默現(xiàn)象。如:有的人不吭聲是表示同意，有的暫時不表態(tài)是想聽別人意見后再說，有的人不表態(tài)是沒有新的意見，等等。這些情況均屬正常，不必在意。

3.離題萬里的局面

開會時經(jīng)常出現(xiàn)離題的現(xiàn)象，甚至最出色的主持人也要想盡辦法制止。這種現(xiàn)象出現(xiàn)過多的時候，會

議就會脫離軌道，進(jìn)程很慢。作為主持人，你的職責(zé)是善于把會議引上正軌。離題時不可強(qiáng)扭，也不能不扭。強(qiáng)扭會挫傷積極性，不扭就可能開成無效會議。你可以采用下面這幾種方法:

(1)接過討論的某句話，順勢巧妙自然地引回到正題上來。

(2)聯(lián)系議論的某一層意思，提出新的話題引入到正題中。

(3)用一句風(fēng)趣的話截住議論而引入正題。

對付離題現(xiàn)象的處理絕對不能簡單粗暴，而應(yīng)盡可能采用不影響情緒和氣氛的方式，用禮貌的形式提醒發(fā)言者。或者，如果可能的話，逐步把較遠(yuǎn)的討論與眼前的問題結(jié)合起來，可以把大家引回軌道上來。如果還不行，就總結(jié)一下到目前為止已經(jīng)說過的內(nèi)容二這就會調(diào)整其方向，把注意力集中到主要議題上來。

4.竊竊私語的局面

當(dāng)一個人開始與周圍的人交談干擾了會議時，你該怎么辦?*的辦法是盡可能不理睬他?？傆行┤瞬惑w諒他人的感受，你不得不容忍他們。

如果你想制止他們，可以請他們總結(jié)一下*的幾個建議，并估計其可行性。他們在腦子里對這些或許不大清楚，說出來，他們就會注意了。 ?

在會議進(jìn)行過程中，冷場、尷尬、爭論、否定等情況難免發(fā)生，這就要求主持人事先進(jìn)行周密考慮，針對具體情況，分清原因，采取相應(yīng)對策，及時掌握局面，以保證會議的順利進(jìn)行。